Retour Accueil Comité de quartier

La fonction de membre du conseil d’administration du comité de quartier est exercée à titre bénévole. Les membres s’engagent de fait et sont respectueux des décisions prises par le conseil d’administration.

 1. Fonctionnement du comité de quartier

1.1. Le conseil d’administration

Le conseil d’administration est élu par les adhérents du comité de quartier lors de l’assemblée générale ordinaire.

Il oriente la politique du comité de quartier.

Il discute des projets étudiés par le bureau, les commissions et les responsables d’affaire.

Il vote le budget (répartition par poste et investissements).

Il entérine les courriers officiels émis par le président au nom du comité de quartier.

Il élabore le règlement intérieur.

1.2. Le bureau

Le bureau est élu par les membres du conseil d’administration.

Il  se compose :

- d’un président

- d’un ou plusieurs vice-présidents

- d’un trésorier

- d’un trésorier adjoint

- d’un secrétaire

- d’un secrétaire adjoint

Le bureau expédie les affaires courantes.

Il met en œuvre les directives et les orientations décidées par le conseil d’administration.

Il travaille avec les commissions et les responsables d’affaire à l’élaboration des projets.

Il réunit le conseil d’administration et élabore l’ordre du jour avec les responsables de commissions et d’affaires.

1.3. Les commissions

Les commissions sont créées au sein du conseil d’administration.

Elles désignent un responsable choisi parmi leurs membres.

Elles couvrent les activités permanentes du comité de quartier nécessitant plusieurs personnes. La nature et le domaine d’action des différentes commissions sont définis par le conseil d’administration.

Elles peuvent faire appel à des spécialistes n’appartenant pas nécessairement au conseil d’administration.

Elles sont responsables du domaine qui leur incombe jusqu’à la présentation du dossier devant les autorités locales.

Elles rendent compte régulièrement au président de l’avancement de leurs actions.

Elles présentent l’état de leurs réflexions au conseil d’administration.

Elles présentent les conclusions de leurs études devant les autorités locales sur délégation du président. 

1.4. Les affaires permanentes

Les affaires permanentes sont suivies par un responsable d’affaire. Un groupe de travail peut être créé si nécessaire.

1.5. Les affaires ponctuelles

Si une affaire n’appartient pas aux domaines de compétence des commissions ou des affaires permanentes, un groupe de travail est créé pour mener à bien l’action concernée. Un responsable est nommé par le conseil d’administration pour la durée du mandat.

2. Les responsabilités

2.1. Le président 

Le président est responsable du comité de quartier.

Il représente l’association auprès des instances officielles (il peut déléguer son pouvoir de représentation aux responsables de commission ou d’affaires dans le cadre de leur domaine de compétence).

Il signe les courriers officiels après approbation par conseil d’administration [1].

Il anime le fonctionnement du comité de quartier.

Il convoque le conseil d’administration et établit l’ordre du jour après consultation des différents responsables de commission et responsables d’affaires.

Il préside les conseils d’administration dont il anime les réunions.

Il transmet rapidement le courrier aux responsables de commission et responsables d’affaires intéressés.

Il assure le départ des documents émis.

2.2. Le vice-président

Le vice-président a les mêmes fonctions que le président sur délégation du président.

2.3. Le secrétaire

Le secrétaire enregistre les différents courriers entrants, transmis par le président ou son délégataire, et les courriers sortants (il est responsable de la numérotation des documents et de leur archivage). 

Il rédige le compte rendu de réunion après chaque réunion du conseil d’administration.

Il donne les références des documents émis.

Il gère la liste des adhérents et des abonnés Internet en relation avec le trésorier et le responsable de l’information.

2.4. Le secrétaire adjoint

Le secrétaire adjoint a les mêmes fonctions que le secrétaire : en l’absence du secrétaire, il assure son intérim.

2.5. Le trésorier 

Le trésorier établit le budget prévisionnel du comité de quartier.

Il règle les dépenses du comité de quartier.

Il supervise le bilan financier établi par les clubs.

Il fait un compte-rendu de l’état des finances à chaque conseil d’administration.

Il suit le bilan financier global du comité de quartier et le présente à l’assemblée générale, après validation par le contrôleur des comptes.

Il gère les contrats d’assurance du comité de quartier.

Il gère les rentrées des cotisations.

2.6. Le trésorier adjoint

Le trésorier adjoint a les mêmes fonctions que le trésorier sur délégation du président.

2.7. Les responsables de commissions ou d’affaires 

Les responsables de commissions ou d’affaires sont les animateurs et les porte-parole des commissions qu’ils représentent.

Ils développent les affaires dans leur domaine de compétence et prennent tous les contacts nécessaires.

Ils rédigent leurs dossiers et les courriers qui sont présentés au bureau.

Ils font régulièrement le point sur les affaires en cours avec le bureau et le conseil d’administration.

Ils représentent l’association dans toutes les instances relatives à leur domaine de compétence, sur délégation du président.

Ils n’affichent aucune position officielle impliquant l’association sans l’accord du conseil d’administration.

3. Les réunions

3.1. Réunion du Bureau

Le bureau se réunit à la demande du président ou d’un des membres du bureau pour traiter des affaires courantes.

Le président peut également demander une réunion à la demande d’un responsable de commission ou d’un responsable d’affaire pour faire le point sur des affaires urgentes ou préparer un conseil d’administration.

3.2. Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président à une fréquence déterminée par le conseil d’administration.

Le président, ou son délégataire, anime le déroulement de la réunion conformément à l’ordre du jour qui est joint à la convocation.

Lors des réunions du conseil d’administration, il peut être fait appel à des experts (élus ou spécialistes d’un domaine) chaque fois que l’ordre du jour l’exige.

Les sujets inscrits à l’ordre du jour sont exposés par un membre de la commission ou du groupe de travail chargé de l’étude.

Les décisions prises au cours de la réunion sont consignées dans un compte-rendu qui est envoyé dans les meilleurs délais aux membres du conseil d’administration pour remarques et application. Les comptes-rendus sont soumis lors de la réunion du conseil d’administration suivante pour approbation finale ou pour prendre en compte d’éventuelles remarques.

3.3. Réunion des commissions ou groupes de travail

L’organisation des réunions des commissions ou des groupes de travail est à la charge de chaque responsable de commission. Elles sont organisées en fonction de l’actualité et de l’urgence.

4. Le courrier

Le courrier intéressant le comité de quartier peut avoir plusieurs origines.

4.1. Le courrier Arrivée

4.1.1. Courrier arrivant par la voie postale au président

Le secrétaire relève dans la boîte à lettres de la maison de quartier tout le courrier qui arrive par voie postale. S’il est adressé nominativement à un membre du conseil d’administration, il lui est retransmis directement sans avoir été ouvert.

Le secrétaire procède rapidement à son enregistrement. Un mèl informe le président, le vice-président et le responsable de la commission concernée des mises à jour du site.

Il appartient ensuite à chaque responsable de rediffuser l’information aux membres du conseil d’administration concernés.

Le secrétaire procède ensuite à l’archivage des documents.

4.1.2. Courrier transmis par d’autres voies

Certains documents peuvent être directement adressés aux responsables ou remis de la main à la main lors des contacts des membres du conseil d’administration avec leurs interlocuteurs. Tout courrier intéressant le comité de quartier [2] doit faire l’objet d’un enregistrement par le secrétaire et d’une rediffusion aux intéressés avec information au président.

4.1.3. Courrier électronique

Le courrier peut également être diffusé par Internet. Tout courrier intéressant le comité de quartier doit faire l’objet d’un enregistrement et d’une rediffusion aux intéressés avec copie au président.

4.2. Le courrier Départ

4.2.1. Documents de travail

Les documents de travail ne font l’objet d’un enregistrement que lorsqu’ils sont prêts à être émis. Pour éviter toute confusion, ils ne comportent pas l’en-tête du comité de quartier.

4.2.2. Documents définitifs

Lorsqu’un document de travail a reçu l’approbation du groupe de travail qui a participé à son élaboration et l’approbation du conseil d’administration, il est mis sous sa forme définitive avec la liste complète des références et imprimé sur papier à en-tête pour porter le visa du président ou de son délégataire après enregistrement et numérotation, puis émis officiellement.

5. Partenariat

Le président du comité de quartier peut mettre en place des contrats de partenariat avec les entreprises locales, pessacaises ou voisines.

6. Les publications

L’information à Magonty se développe sur 3 niveaux :

- La Pigne de Magonty, journal papier publié plusieurs fois par an et distribué dans les boîtes aux lettres des habitants ;

- La  Pigne au Net,  mise à jour, en principe, tous les 2 mois, est le reflet des activités du quartier et donne la position officielle du comité face aux divers problèmes concernant le quartier. Elle est distribuée par Internet sous forme d’un abonnement gratuit à tous ceux qui en font la demande.

- Magonty Info Express  apporte à chaque abonné (abonnement gratuit), et ceci dans un délai très court, différentes informations concernant la vie du quartier et des informations générales pouvant intéresser les habitants du quartier.

Une charte définit le mode de fonctionnement de ces publications.

[1] Pour des problèmes de délai, le conseil d’administration peut être amené à se prononcer par Internet. Une non-réponse sous 48 heures est considérée comme une approbation. En cas de refus, un conseil d’administration est convoqué ultérieurement.

[2] Ceci reste à l’appréciation du destinataire du document.